1        Presentación e Introducción

En Kabieducacion reconocemos la importancia de la privacidad y la protección de los datos personales de nuestros usuarios individuales, clientes corporativos, colaboradores y proveedores. Somos conscientes de que la confianza depositada en nuestra plataforma depende, en gran medida, del manejo responsable, seguro y transparente de la información que nos es entregada. La presente política es expedida por Agencia para la educación S.A.S., identificada con NIT 901263095, propietaria de la plataforma Kabieducacion, en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales. En adelante se mencionará indistintamente a Agencia para la educación S.A.S o a su marca Kabieducacion como responsable de la recopilación, uso y tratamiento de los datos personales que recoge la plataforma.

La presente política de tratamiento de datos personales establece los lineamientos bajo los cuales Kabieducacion recolecta, utiliza, almacena, comparte y protege los datos personales. Nuestro propósito es garantizar que todo tratamiento de datos se realice conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, seguridad y confidencialidad, de acuerdo con la legislación colombiana vigente.

Kabieducacion asume un compromiso activo con el respeto a los derechos de los titulares de la información, en especial el derecho fundamental al hábeas data, asegurando que cada persona tenga pleno control sobre su información personal y pueda ejercer de manera efectiva sus derechos a conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos, así como a revocar la autorización otorgada.

2        Marco Normativo y Alcance

Esta política se fundamenta en la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas complementarias que regulan la protección de datos personales en el país. En lo que sea aplicable, Kabieducacion también tendrá en cuenta estándares internacionales de protección de datos que fortalezcan las garantías a los titulares. En todos los casos, Agencia para la Educación S.A.S., como propietaria de la plataforma Kabieducacion, actúa como responsable del tratamiento de datos personales.

Ámbito de aplicación:

La presente política aplica a todas las bases de datos y archivos que contengan información personal que sea objeto de tratamiento por parte de Kabieducacion en calidad de responsable del tratamiento.

Quedan comprendidos dentro de este alcance:

–        Usuarios individuales: personas naturales que acceden a los cursos, contenidos o servicios de la plataforma.

–        Usuarios corporativos: empresas o instituciones que contratan programas de formación y cuyos colaboradores acceden a los contenidos.

–        Colaboradores internos: empleados, contratistas y aliados estratégicos que vinculen sus datos personales en procesos laborales o comerciales.

–        Proveedores y terceros aliados: personas naturales o jurídicas con las cuales Kabieducacion sostiene relaciones contractuales o de cooperación.

3        Definiciones

–        Dato personal: Cualquier información que permita identificar o hacer identificable a una persona natural, de manera directa o indirecta.

–        Dato sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Incluye datos de salud, biométricos, origen racial, convicciones religiosas o políticas, orientación sexual, entre otros.

–        Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

–        Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión o supresión.

–        Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y el uso de los datos personales. En este caso, Kabieducacion.

–        Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.

–        Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado que otorga el titular.

–        Aviso de privacidad: Comunicación generada por Kabieducacion mediante la cual se informa al titular sobre la existencia de la política, su finalidad y los mecanismos para ejercer sus derechos.

–        Base de datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.

–        Hábeas Data: Derecho fundamental a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información personal que reposa en bases de datos.

4        Principios para el Tratamiento de Datos

Kabieducacion adopta los siguientes principios rectores, que orientan de manera obligatoria el tratamiento de los datos personales bajo su responsabilidad y garantizan el respeto por los derechos de los titulares:

–        Principio de legalidad: Todo tratamiento de datos se realizará conforme a lo previsto en la Constitución, la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas que la complementen, la desarrollen o la sustituyan.

–        Principio de finalidad: Los datos personales serán recolectados y tratados únicamente con fines legítimos, previamente informados al titular y coherentes con la misión educativa y de servicio de Kabieducacion.

–        Principio de libertad: El tratamiento de datos solo se efectuará con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Ningún dato será recolectado o tratado sin autorización o en ausencia de un mandato legal.

–        Principio de veracidad o calidad: La información objeto de tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Kabieducacion evitará el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

–        Principio de transparencia: Se garantiza el derecho de los titulares a obtener información clara y suficiente sobre sus datos y el tratamiento que se les da, en cualquier momento y sin restricciones indebidas.

–        Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales solo serán tratados por personas autorizadas por el titular, por la ley o por Kabieducacion, dentro de los límites establecidos. No serán de acceso público salvo la información expresamente definida como tal por la normatividad.

–        Principio de seguridad: Kabieducacion implementará medidas administrativas, técnicas y jurídicas que sean necesarias para proteger los datos personales de accesos no autorizados, pérdida, adulteración, uso indebido, fraude o divulgación indebida.

–        Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación contractual o laboral con Kabieducacion.

5        Categorías de Datos Tratados por Kabieducacion

En desarrollo de su objeto social y de los servicios que presta a usuarios individuales y corporativos, Kabieducacion recolecta, almacena y trata distintas categorías de datos personales. Estas se limitan a lo estrictamente necesario para el cumplimiento de las finalidades informadas al titular.

5.1       Datos de identificación y contacto

Incluyen información básica que permite identificar y comunicarse con los usuarios:

–        Nombres y apellidos.

–        Tipo y número de identificación.

–        Dirección de residencia o correspondencia (solo para clientes individuales).

–        Número de teléfono fijo o móvil (solo para clientes individuales).

–        Correo electrónico personal o corporativo.

 

5.2       Datos académicos y de uso de la plataforma

Información necesaria para gestionar procesos de aprendizaje y certificación en Kabieducacion:

–        Historial de cursos inscritos y completados.

–        Resultados de evaluaciones, cuestionarios o actividades de formación.

–        Progreso académico y estadísticas de uso en la plataforma.

–        Certificados generados y expedidos.

5.3       Datos de facturación y transacciones

Información que se requiere para la gestión administrativa, financiera y contable:

–        Datos de facturación (razón social, NIT, dirección, correo de facturación) (solo para clientes individuales).

–        Información relacionada con los métodos de pago empleados (solo para clientes individuales).

–        Registros de transacciones, pagos, devoluciones o reembolsos (solo para clientes individuales).

5.4       Datos de proveedores y aliados

Información de carácter personal relacionada con proveedores de servicios y aliados estratégicos:

–        Datos de contacto.

–        Datos contractuales y de facturación.

–        Información necesaria para la relación comercial.

 

5.5       Datos sensibles (en caso de recolección excepcional)

Kabieducacion no recolecta de manera habitual datos sensibles. Sin embargo, en algunos procesos específicos pueden solicitarse, siempre con autorización expresa del titular y aplicando medidas de protección reforzada:

–        Información de salud y bienestar (ej. resultados de encuestas de estrés o evaluaciones psicométricas).

6        Finalidades del Tratamiento

Kabieducacion recolecta y trata datos personales con el fin de garantizar el acceso, la prestación y la mejora continua de sus servicios educativos. Las finalidades se diferencian de acuerdo con el tipo de titular de los datos:

6.1       6.1. Usuarios individuales

Los datos personales de quienes acceden directamente a los cursos, programas y servicios de Kabieducacion serán tratados para:

–        Gestión de acceso y uso de la plataforma: crear cuentas de usuario, permitir el inicio de sesión, registrar cursos y administrar la participación en actividades formativas.

–        Procesos académicos: hacer seguimiento al progreso de aprendizaje, gestionar evaluaciones, generar certificados de aprobación o participación.

–        Gestión administrativa y de pagos: emitir facturas, procesar pagos, devoluciones o reembolsos, y cumplir con obligaciones contables y tributarias.

–        Atención al usuario y soporte técnico: responder consultas, solicitudes, quejas y reclamos relacionados con el funcionamiento de la plataforma y la experiencia formativa.

–        Comunicación y fidelización: enviar información sobre actualizaciones, novedades de cursos, promociones, encuestas de satisfacción y actividades relacionadas con el aprendizaje.

–        Seguridad y prevención de fraudes: verificar la identidad del usuario y adoptar medidas que protejan la integridad de la plataforma y los datos almacenados.

–        Estudios estadísticos y de mejora: analizar hábitos de uso y resultados de aprendizaje para mejorar la oferta académica y los servicios de la plataforma.

6.2       Usuarios corporativos

En el caso de empresas, organizaciones o instituciones que contratan programas de formación para sus equipos, los datos personales recolectados tendrán como finalidad:

–        Gestión contractual: formalizar, administrar y ejecutar los acuerdos de prestación de servicios educativos con la empresa cliente.

–        Procesos académicos colectivos: administrar la inscripción, acceso y progreso de los colaboradores designados por la empresa, generar reportes de avance y expedir certificaciones institucionales.

–        Informes de gestión: entregar a la empresa contratante reportes agregados y consolidados sobre participación, desempeño y resultados de sus colaboradores en los programas.

–        Atención corporativa y soporte: brindar asistencia a los representantes de la empresa, coordinar actividades académicas y atender consultas sobre el servicio contratado.

–        Gestión administrativa y financiera: emitir facturas a nombre de la empresa, registrar pagos, controlar renovaciones o prórrogas de contratos.

–        Análisis para mejora del servicio: realizar estudios estadísticos sobre la efectividad de los programas corporativos con el fin de optimizar contenidos y metodologías.

–        Cumplimiento legal y contractual: atender requerimientos de auditoría, entes de control y obligaciones derivadas de la relación comercial.

En todos los casos, Kabieducacion se compromete a no usar los datos personales para finalidades diferentes a las aquí descritas, salvo que medie una nueva autorización expresa del titular o una obligación legal.

7        Derechos de los Titulares

Kabieducacion reconoce y garantiza a todos los titulares de datos personales el pleno ejercicio de los derechos conferidos por la Constitución y la ley. En particular, cada persona cuyos datos sean objeto de tratamiento tiene derecho a:

–        Conocer y acceder a sus datos personales: solicitar y obtener en cualquier momento información sobre los datos que reposan en las bases de Kabieducacion y el uso que se les ha dado.

–        Actualizar, rectificar o corregir: solicitar la modificación de los datos que sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que puedan inducir a error.

–        Solicitar prueba de la autorización otorgada: salvo en los casos expresamente exceptuados por la ley, los titulares pueden exigir evidencia del consentimiento otorgado para el tratamiento de sus datos.

–        Ser informado sobre el tratamiento: conocer, previa solicitud, la finalidad y las condiciones bajo las cuales sus datos están siendo tratados.

–        Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos: siempre que no exista un deber legal o contractual que lo impida, el titular puede pedir que se eliminen sus datos de las bases de Kabieducacion o que se suspenda su uso.

–        Acceder de forma gratuita a sus datos: los titulares podrán consultar sus datos personales de manera gratuita al menos una vez al mes, o cada vez que se realicen modificaciones sustanciales en la política de tratamiento.

–        Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC): en caso de considerar que Kabieducacion ha vulnerado sus derechos a la protección de datos personales.

Kabieducacion dispondrá de canales accesibles (correo electrónico y mesa de ayuda) para que los titulares puedan ejercer estos derechos de manera sencilla y oportuna.

8        Deberes de Kabieducacion como responsable del tratamiento

En calidad de responsable del tratamiento de datos personales, Kabieducacion asume los siguientes deberes, de cumplimiento obligatorio para todo su personal, aliados y contratistas que intervengan en el manejo de información:

8.1       Frente a los titulares de los datos

–        Garantizar el ejercicio pleno y efectivo del derecho fundamental de hábeas data.

–        Informar de manera clara y suficiente sobre la finalidad y el uso que se dará a los datos recolectados.

–        Tramitar oportunamente consultas, solicitudes y reclamos presentados por los titulares en los plazos establecidos por la ley.

–        Informar de manera expresa el carácter facultativo de responder preguntas sobre datos sensibles o de menores de edad.

–        Respetar la confidencialidad de la información y abstenerse de divulgarla sin autorización previa, salvo por mandato legal o judicial.

8.2       En relación con la calidad y seguridad de la información

–        Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su pérdida, adulteración, acceso, uso o divulgación no autorizada.

–        Adoptar medidas administrativas, técnicas y jurídicas necesarias para garantizar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de los datos personales.

–        Velar porque la información recolectada sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

–        Actualizar oportunamente la información cuando se detecten errores o cuando el titular presente solicitudes de rectificación.

8.3       En relación con las autoridades de control

–        Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) sobre incidentes de seguridad que comprometan datos personales.

–        Cumplir con los requerimientos y orientaciones que emita la SIC en relación con la protección de datos personales.

8.4       En relación con terceros

–        Exigir a los encargados del tratamiento (ej. proveedores de hosting, pasarelas de pago, servicios de analítica) el cumplimiento de las mismas condiciones de seguridad y confidencialidad que Kabieducacion aplica a sus propios procesos.

–        Formalizar con dichos encargados acuerdos o cláusulas contractuales que aseguren el tratamiento adecuado de la información.

9        Autorización para el Tratamiento de Datos

El tratamiento de datos personales por parte de Kabieducacion requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos o digitales. Kabieducacion conservará prueba de dicha autorización, y en el caso de los datos sensibles, la entrega siempre será de carácter facultativo.

9.1       Usuarios individuales

–        La autorización se solicita en el momento del registro en la página web y al crear la cuenta en la plataforma Kabieducacion.

–        Adicionalmente, al ingresar por primera vez a la plataforma, el usuario debe aceptar de manera expresa la política de tratamiento de datos.

–        Los usuarios individuales pueden, en cualquier momento, acceder a un resumen de los datos personales que reposan en la plataforma, junto con la finalidad para la cual están siendo utilizados.

9.2       Usuarios organizacionales (corporativos)

–        Para colaboradores de empresas o instituciones que acceden a Kabieducacion a través de convenios o programas corporativos, la autorización se solicita al primer ingreso a la plataforma mediante un aviso de privacidad y aceptación expresa.

–        La empresa cliente, en calidad de contratante, tiene la obligación de informar previamente a sus colaboradores sobre el tratamiento de datos y de garantizar que han otorgado su consentimiento.

–        Al igual que en el caso de usuarios individuales, cada colaborador puede consultar en la plataforma un resumen de los datos retenidos y el propósito de su uso.

9.3       9Transparencia

Kabieducacion garantiza que la autorización se solicitará siempre de forma clara, informando:

–        La identidad del responsable del tratamiento (Agencia para la Educación S.A.S., NIT 901263095, propietaria de Kabieducacion).

–        Las finalidades específicas del tratamiento.

–        Los derechos que asisten a los titulares.

–        Los mecanismos para ejercerlos.

10    Procedimientos de Consulta y Reclamos

Kabieducacion garantiza a todos los titulares de datos personales el acceso a mecanismos claros y efectivos para ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar, suprimir información o revocar la autorización otorgada.

10.1    Canales de atención habilitados

Los titulares podrán presentar consultas, solicitudes, quejas o reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos a través de los siguientes medios:

–        Correo electrónico oficial: dinamizacion@kabieducacion.com

–        Mesa de ayuda y atención a usuarios: canal de soporte habilitado en la plataforma.

10.2    Procedimiento para consultas

–        El titular podrá consultar en cualquier momento la información personal que repose en las bases de datos de Kabieducacion.

–        La solicitud debe incluir al menos: nombre completo, número de identificación, datos de contacto y la descripción clara de la consulta.

–        Kabieducacion responderá la consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles a partir de su recibo.

–        En caso de no poder atender la consulta en este término, se informará al titular los motivos de la demora y se dará respuesta en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles adicionales.

10.3    Procedimiento para reclamos

El titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización, supresión o que advierta un incumplimiento de Kabieducacion, podrá presentar un reclamo.

–        El reclamo debe contener:

–        Identificación del titular.

–        Descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo.

–        Dirección o medio para recibir respuesta.

–        Documentos que soporten la solicitud.

Si el reclamo resulta incompleto, Kabieducacion requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que subsane la falla.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y se mantendrá hasta que se resuelva.

El plazo máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción completa.

Si no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho plazo, Kabieducacion informará al titular los motivos de la demora y la fecha en que se resolverá, sin que el término supere los ocho (8) días hábiles adicionales.

10.4    Escalamiento ante la Superintendencia de Industria y Comercio

El titular podrá presentar quejas ante la SIC, únicamente después de haber agotado en primera instancia el procedimiento de consulta o reclamo directamente con Kabieducacion.

11    Transmisión y Transferencia de Datos

Kabieducacion reconoce que la información personal de los titulares es de carácter confidencial y que su circulación solo puede realizarse en condiciones que garanticen la seguridad, la protección de los derechos y el cumplimiento de la normatividad vigente.

11.1    Transmisión de datos

Se entiende por transmisión el tratamiento de datos personales que implica su comunicación dentro o fuera del territorio de Colombia, con el fin de que un encargado realice el tratamiento por cuenta de Kabieducacion.

–        Kabieducacion podrá transmitir datos a proveedores de servicios tecnológicos, de soporte, hosting, pasarelas de pago, analítica o servicios de comunicación, siempre bajo contratos que aseguren la confidencialidad, seguridad y finalidad legítima de los datos.

–        Los encargados solo podrán usar la información para los fines expresamente autorizados por Kabieducacion y deberán adoptar medidas de protección equivalentes a las exigidas en esta política.

11.2    Transferencia de datos

Se entiende por transferencia el envío de datos personales a un responsable ubicado en otro país. Kabieducacion solo realizará transferencias internacionales de datos cuando el país receptor ofrezca niveles adecuados de protección de datos conforme a los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Se permitirá la transferencia de datos personales a otros países en los siguientes casos:

–        Cuando el titular haya otorgado autorización expresa e inequívoca.

–        Cuando sea necesario para la ejecución de un contrato entre el titular y Kabieducacion.

–        Cuando sea requerida por razones médicas, sanitarias o de interés público.

–        En cumplimiento de convenios internacionales suscritos por Colombia.

–        Por orden de autoridad judicial o administrativa competente.

11.3    Compromiso de seguridad en la transferencia y transmisión

Kabieducacion garantizará que cualquier transmisión o transferencia de datos:

–        Respete los principios establecidos en esta política y en la Ley 1581 de 2012.

–        Se realice bajo condiciones de seguridad tecnológica y contractual.

–        Limite el uso de los datos a las finalidades previamente autorizadas por los titulares..

12    Medidas de Seguridad y Confidencialidad

Kabieducacion adopta medidas técnicas, administrativas y jurídicas adecuadas para proteger los datos personales que reposan en sus bases de datos, con el fin de garantizar su integridad, confidencialidad y disponibilidad, y prevenir el acceso, uso o divulgación no autorizada.

12.1    Medidas técnicas

–        Uso de servidores seguros y encriptación de datos durante la transmisión (protocolo SSL/TLS).

–        Copias de seguridad periódicas para prevenir la pérdida de información.

–        Control de accesos mediante contraseñas seguras, roles diferenciados y autenticación de usuarios autorizados.

–        Monitoreo y registro de actividades en la plataforma (logs) para detectar accesos indebidos o anomalías.

–        Eliminación segura de la información una vez cumplida la finalidad del tratamiento o cuando el titular lo solicite en los términos de la ley.

12.2    Medidas administrativas

–        Asignación de un responsable de la gestión de datos personales y de la atención de solicitudes de los titulares.

–        Capacitación periódica a colaboradores sobre protección de datos, buenas prácticas y deber de confidencialidad.

–        La implementación de procedimientos políticas internas para limitar el acceso a datos personales únicamente a personas autorizadas y en función de sus roles.

–        La implementación de procedimientos para la gestión de incidentes de seguridad que incluyan notificación oportuna a las autoridades competentes.

12.3    Medidas jurídicas

–        Inclusión de cláusulas de protección de datos en contratos con colaboradores, proveedores y aliados estratégicos.

–        Acuerdos de confidencialidad que obligan a toda persona que tenga acceso a datos personales a garantizar su reserva incluso después de terminada la relación contractual.

–        Cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas aplicables.

12.4    Compromiso de confidencialidad

Todos los colaboradores, contratistas y proveedores que intervienen en el tratamiento de datos personales para Kabieducacion están obligados a mantener la confidencialidad y reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con la organización.

13     Excepciones a la Autorización

De conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, Kabieducacion podrá tratar datos personales sin requerir autorización previa, expresa e informada del titular en los siguientes casos:

–        Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

–        Datos de naturaleza pública, de acuerdo con lo definido por la ley o la Constitución (por ejemplo, los que reposan en registros públicos o documentos oficiales no sometidos a reserva).

–        Casos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobados.

–        Tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, siempre que se adopten medidas de disociación de la información.

–        Datos relacionados con el registro civil de las personas, debido a que esta información no es considerada de naturaleza privada.

14    Vigencia y Actualizaciones de la Política

La presente política de tratamiento de datos personales entra en vigor a partir del 25 de enero de 2025 y permanecerá vigente mientras Kabieducacion realice el tratamiento de datos personales en desarrollo de su objeto social.

Kabieducacion podrá modificar o actualizar esta política en cualquier momento para adaptarla a cambios normativos, tecnológicos, organizacionales o a nuevos servicios ofrecidos.

En caso de realizarse cambios sustanciales en la política, estos se informarán a los titulares de los datos a través de los canales oficiales de comunicación, entre ellos:

–        Publicación en la página web oficial de Kabieducacion.

–        Notificación mediante correo electrónico registrado por el usuario.

–        Avisos en la plataforma de aprendizaje.

Los cambios sustanciales que afecten las finalidades del tratamiento o los derechos de los titulares requerirán una nueva autorización expresa, cuando así lo exija la normatividad vigente.

15    Datos de Contacto para Ejercicio de Derechos

El responsable del tratamiento de los datos personales es Agencia para la Educación S.A.S., NIT 901263095, propietaria de la plataforma Kabieducacion, quien designa como responsable de la atención de solicitudes a:

–        Líder de Mesa de Usuarios Kabi

–        Correo electrónico: dinamizacion@kabieducacion.com

–        Teléfono de contacto: +57 321 6309483

–        Horario de atención: lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 6:00 p.m.